| Question : Peut-on tenir à jour un seul registre unique du personnel pour l'ensemble de l'entreprise ? Réponse : Les employeurs, quel que soit l'effectif de l'entreprise, doivent tenir à jour un registre du personnel sur lequel doivent figurer, dans l'ordre d'embauchage, tous les salariés occupés par l'établissement, y compris les travailleurs à domicile. Les indications relatives à l'embauche doivent être portées sur ce registre au moment de l'embauche et de façon indélébile. Les mentions relatives aux événements postérieurs sont ajoutées lorsque ces derniers surviennent. Ce registre contient un certain nombre de mentions obligatoires qui doivent être conservées pendant cinq ans, à compter de la date du départ des salariés. Le registre du personnel qui a pour objet de permettre le contrôle des mouvements de personnel, tant par l'administration que par les délégués du personnel, doit être tenu dans tous les établissements qui emploient des salariés (Cass. crim., 10 déc. 1985, no 84-92.970 : Bull. crim. , no 398). En cas de pluralité d'établissements, le cadre légal de l'obligation est l'établissement et non l'entreprise. (Cass. crim., 28 sept. 1992, no 91-86.851 : Bull. crim., no 292) Il s’agit ici de l'établissement où se trouvent l'employeur et son délégataire. Ainsi, la tenue d'un registre unique du personnel distinct de celui tenu par le siège n'est pas requise dans une boutique de vente de chocolats au détail sans autonomie juridique et sans responsable ayant le pouvoir de recruter. (Cass. crim., 17 janv. 1995, no 93-85.078 : Bull. crim. , no 23) Le registre est tenu à la disposition des délégués du personnel et des agents chargés du contrôle, notamment des inspecteurs du travail. En revanche, sauf accord de l'employeur, les délégués syndicaux, qui ne sont pas délégués du personnel, n'ont pas accès au registre (Rép. Vivien : AN 17-1-1976 p. 279). Précisons que les infractions aux dispositions qui précèdent sont sanctionnées par la peine d'amende prévue pour les contraventions de 4e classe appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés. Le montant de l’amende prévue pour les contraventions de 4e classe est de 750 euros pour les personnes physiques et de 3 750 euros pour les personnes morales. Les entreprises qui le souhaitent peuvent, après consultation des délégués du personnel, remplacer le registre unique du personnel par un support de substitution notamment informatique à la condition que des garanties de contrôle équivalentes soient maintenues. Les délégués institués par voie conventionnelle dans les établissements de moins de onze salariés sont également visés par cette disposition. L'employeur doit adresser à l'inspecteur du travail l'avis résultant de la consultation des délégués du personnel. Toutefois, ce support de substitution doit être présenté dans les mêmes conditions et conservé dans le même délai que le registre qu'il remplace. Le traitement automatisé des mentions figurant au registre unique du personnel doit permettre : — la présentation des mentions concernant les salariés par ordre d'embauchage ou de mise à disposition ; — la mise à jour immédiate du support de substitution concernant les mentions relatives à l'embauchage d'un salarié ou à un changement de situation ; — l'adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans effacement des mentions initiales. (Circ. DRT no 90-16, 27 juill. 1990 : BO Trav. no 90/22). | |
