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  Quelles sont les modalités de rédaction du procès-verbal de réunion du Cominté d'Entreprise et de son adoption ?


Les délibérations du comité d'entreprise sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire et communiqués au chef d'entreprise et aux membres du comité (C. trav., art. R. 434-1).
C'est le secrétaire du comité d'entreprise et lui seul qui rédige le procès-verbal. Le secrétaire est également seul habilité à signer le procès-verbal, sauf dispositions contraires du règlement intérieur pouvant prévoir la cosignature de l'employeur. Si rien n'est prévu, l'employeur ne peut pas exiger de cosigner le procès-verbal (CA, 7 févr. 1978, no 256/78, Sté Creusot Loire c/ Peire, ès qual.).
 
La rédaction du procès-verbal de réunion est à la fois une compétence exclusive et une obligation pour le secrétaire.
 
Si l'employeur n'a pas en principe à intervenir dans la rédaction du procès-verbal, il est souvent d'usage de lui transmettre le projet de procès-verbal établi par le secrétaire pour lui permettre de le lire et éventuellement de modifier les propos qui lui sont prêtés. Sauf si le règlement intérieur du CE ou un usage d'entreprise le prévoit, rien n'oblige le secrétaire à procéder à cette consultation préalable du président du CE, ni d'ailleurs à tenir compte de ses éventuelles observations. Cependant, il y a tout intérêt afin d’éviter une contestation en séance, lors de l'adoption officielle du procès-verbal.
La rédaction et la présentation du procès-verbal, qui a pour objet essentiel de rendre compte du déroulement de la réunion et des avis et décisions du comité, sont laissées à la libre appréciation du secrétaire du comité :
  • le lieu, la date, l'heure de commencement et de fin de la réunion ;
  • le nom des présents, en précisant à quel titre les personnes assistent à la réunion, et la liste des personnes excusées ;
  • les points inscrits à l'ordre du jour de la réunion du comité d'entreprise.
 
Le procès-verbal rend compte :
  • des avis émis par le comité à la demande de l'employeur, à chaque fois que la consultation du comité est prévue par la loi ;
  • les résultats des votes organisés par le comité d'entreprise pour l'adoption des résolutions et les désignations ;
  • des informations communiquées par l'employeur au comité, à chaque fois que ces informations sont prévues par la loi ;
  • des propositions que le comité soumet à l'employeur et des réponses que ce dernier y apporte lors de la réunion suivante ;
  • des décisions prises par le comité dans le cadre de ses diverses attributions ou pour les besoins de son fonctionnement interne.
 
Il est souhaitable que le procès-verbal retrace aussi, même sommairement, l'ensemble des débats et des échanges de points de vue. Le secrétaire a le choix entre :
  • faire retranscrire intégralement les débats avec l'aide matérielle d'une personne extérieure au comité, ou en ayant recours à un prestataire de services chargé de retranscrire les enregistrements des débats ;
  • faire par ses propres moyens une synthèse des débats en les résumant de façon plus ou moins détaillée.
 
Le chef d'entreprise doit faire connaître à la réunion du comité qui suit la communication du procès-verbal sa décision motivée sur les propositions qui lui ont été soumises. Les déclarations sont consignées dans le procès-verbal (C. trav., art. L. 434-4).
 
Le procès-verbal établi par le secrétaire du comité doit être transmis à tous les membres du comité ainsi qu'au chef d'entreprise. (C. trav., art. R. 434-1). Cette communication précède nécessairement l'adoption du procès-verbal qui a généralement lieu au cours de la réunion suivante. Le code du travail ne donne pas de précisions sur les modalités d'adoption du procès-verbal. En pratique, l'adoption intervient généralement au cours de la réunion suivante. Le règlement intérieur du CE peut fixer des modalités précises d'adoption du procès-verbal, et notamment la majorité requise.

Tout membre du comité, président ou membre élu peut présenter des observations et proposer des modifications.
 
Outre sa communication aux membres du comité, le procès-verbal :
  • peut être transmis au directeur départemental du travail si le comité d'entreprise le décide (C. trav., art. L. 434-9, al. 1) ;
  • doit être tenu à la disposition des inspecteurs et contrôleurs du travail qui peuvent à tout moment en prendre connaissance (C. trav., art. L. 434-9, al. 2).
 
Les propositions ne peuvent être prises en compte que si elles sont adoptées par la majorité des membres ayant le droit de vote.
Le procès-verbal après avoir été adopté peut être affiché ou diffusé dans l'entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité (C. trav., art. L. 434-4).


En ce qui concerne les modalités d'affichage, l'administration a apporté les précisions suivantes :
  • dès lors que le procès-verbal a été adopté à la majorité des membres du comité d'entreprise, il peut être affiché pour information à l'ensemble du personnel, sous réserve qu'il existe un règlement intérieur comportant une clause relative à la diffusion du procès-verbal (Lettre min. no 1790) ;
  • en l'absence de règlement intérieur ou de clause régissant les modalités de diffusion, le secrétaire devra obtenir par un vote majoritaire du comité une autorisation de procéder à l'affichage. Cette délibération peut avoir un caractère général et reconnaître le droit d'affichage au secrétaire du comité d'entreprise pour toute la durée de son mandat (Lettre min. no 1790).