« La dématérialisation est aujourd’hui un vrai sujet d’actualité sociale en perpétuel mouvement et qui tend à s’accélérer, poussé par des facteurs tels que les réformes de l’état, les nouvelles technologies, la recherche de productivité, la lutte contre la fraude ou encore la volonté de se positionner comme une entreprise citoyenne», a indiqué Alain Ragot, Directeur Marketing et Stratégie d’ADP, en introduction de cette table ronde.

Dans les entreprises, certains flux générés par les Directions des Ressources Humaines (DRH) sont déjà dématérialisés principalement dans le domaine des déclarations sociales (DUCS*/URSSAF, DADS-U**, DUE***). D’autres sont en passe de le devenir comme le dossier du salarié ou le bulletin de paie. Selon une étude réalisée par ADP (avec l’institut BVA) auprès de ses clients et prospects sur les pratiques des entreprises en matière de dématérialisation RH, 97 % des DRH disent conserver les documents du salarié
en format papier et la majorité (83 %) le font pour des raisons légales.

La dématérialisation RH est donc loin d’être une généralité. Mais le cadre légal n’est pas un frein à la dématérialisation comme le précise Sabine Lipovetsky, avocat à la Cour et associée du cabinet Kahn et Associés : « Les critères qui doivent être remplis pour assurer la sécurité juridique des échanges sont appréhendés par les textes, ce qui permet le développement des projets de dématérialisation ». Sabine Lipovetsky ajoute que « d’un point de vue juridique, presque tout document peut aujourd’hui être dématérialisé en respectant certaines conditions selon la nature et la fonction de celui-ci ». Il est également possible de détruire les versions papier originales de certains documents dématérialisés et ainsi de conserver l’ensemble des données exclusivement sur support électronique. A titre d’exemple, un projet de loi prévoit la possibilité de remettre le bulletin de paie directement aux salariés sous format électronique, étant précisé que le double du bulletin de paie peut déjà être converti et conservé sur un support informatique
lorsque des garanties de contrôle sont maintenues.

« La problématique des DRH aujourd’hui est simple : il existe une multitude de documents qu’il est indispensable de conserver ainsi que de nombreux formats d’échanges. L’objectif d’ADP est de proposer à ses clients un espace d’archivage complet, fonctionnel et dynamique qui permet aux DRH de centraliser électroniquement tous les documents officiels relatifs aux salariés », précise Alain Ragot.

^{*DUCS/URSSAF: Déclaration Unique de Cotisation Sociale
**DADS-U : Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiées
***DUE : Déclaration Unique Embauche}


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